UPR: Comienzan los servicios compartidos entre Arecibo, Aguadilla y Utuado 

A poco más de dos meses de ser aprobado por la Junta de Gobierno de la Universidad de Puerto Rico, previa recomendación del Comité Especial de Reestructuración, las unidades de Utuado, Aguadilla y Arecibo iniciaron hoy la primera fase de implementación de un Plan Piloto de Servicios Compartidos. Esta es una iniciativa pionera de reforma administrativa que busca eliminar áreas de ineficiencias o redundancias al tiempo que promueve un mejor uso de los recursos humanos, así como mejoras en su compensación y estabilidad de empleo a un nutrido grupo de empleados.

El lanzamiento se dio simultáneamente en las tres unidades participantes donde el rector de cada unidad presentó las razones y el alcance de la iniciativa y cómo esta va a transformar las operaciones de sus respectivas unidades. Posteriormente, personal del equipo de la Oficina de Transformación Institucional (OTI), que tuvo a cargo el diseño del piloto, presentó a los empleados participantes los detalles y los pasos específicos del proceso de implementación. La iniciativa contempla un plan de incentivos a los empleados y unidades participantes. 

“Este piloto procura una transformación mediante una reingeniería de la operación y de la prestación de algunos servicios en las tres unidades. Con esto se espera también fortalecer la plantilla de personal e incentivar la colaboración entre muchas de las oficinas de las unidades. El proyecto supone para la institución una inversión de $2.4 millones anuales”, expresó el contador público autorizado Ricardo Dalmau, presidente en funciones de la Junta de Gobierno. Asimismo, informó que el proyecto piloto fue liderado por la Dra. Mayda Velasco, presidenta de Comité Especial de Reestructuración, quien mostró un enorme compromiso con hallar alternativas y soluciones a los desafíos administrativos y viabilizar reformas sistémicas a través de las cuales se lograran eficiencias y se garantizara su sostenibilidad al tiempo que se optimizan los servicios que se prestan a la comunidad universitaria. 

La iniciativa involucra a 343 empleados, 230 puestos y 17 oficinas entre las tres unidades. Se contempla la creación de 134 plazas permanentes. Mientras que 171 empleados verán un aumento en su retribución – incluyendo algunos que pudieran obtener una plaza permanente – y 113 recibirán algún incentivo especial por realizar funciones que exceden sus actuales tareas. 

Dalmau recalcó que para conceptualizar el plan piloto se tomaron en consideración, además, aspectos como la cercanía geográfica, datos demográficos y el historial de colaboraciones previas informales que ya tienen estas unidades entre sí. Explicó, además, que el programa de Servicios Compartidos “tiene la intención de adecuar la estructura operacional al tamaño, demanda y servicios actuales, pero, sobre todo, toma en cuenta un análisis de cómo deben ser las operaciones para atender los retos a futuro que enfrenta la UPR a nivel sistémico”. 

El presidente en funciones enfatizó que esta es una reforma que se limita a aspectos administrativos y no tiene alcance en lo concerniente a áreas académicas. Recalcó, además, que el proyecto no contempla cierres de unidades ni despidos.

Entusiasmados los rectores con el piloto

El rector de UPR Utuado, el Dr. Luis Tapia Maldonado, destacó que durante el diseño y planificación del piloto se llevó a cabo un amplio proceso de consultas y entrevistas con el personal de las unidades. “Este no es un proyecto impuesto desde la distancia. Toma en consideración los desafíos reales que enfrentamos en las unidades, que algunos son demográficos, operacionales o de recursos. No es una opción que el sistema continúe inalterado si queremos que cada unidad pueda conservar su razón de ser y su valor a nivel sistémico. Con la reducción en matrícula que enfrentamos por los cambios en demografía, este modelo trae la posibilidad de mejorar la prestación de los servicios sin lastrar las finanzas o extenuar los limitados recursos de las unidades”, expresó Maldonado.

Por su parte, la rectora de UPR Aguadilla, la Dra. Sonia Rivera González, se mostró optimista con la implementación del modelo de servicios compartidos sobre todo porque también incluye mejorar las condiciones de empleo de los participantes. “Muchos compañeros obtendrán finalmente su permanencia después de varios años de estar trabajando para la UPR. En ese sentido es un adelanto importante en el área de Recursos Humanos para las tres unidades involucradas”, indicó. Mientras tanto, el Dr. Carlos Andújar Rojas, rector de UPR Arecibo, aseguró estar satisfecho con las proyecciones del programa “que procura alcanzar eficiencias sin tener que recurrir a las soluciones fáciles de recortes o reducción de personal. La Universidad está haciendo una inversión en su capital humano al tiempo que está logrando un ajuste en sus formas de operación para mejorar los servicios que prestamos a la comunidad universitaria. Esto demuestra que el sistema se puede revitalizar sin mutilarlo”. 

Cambio demográfico impulsa la transformación

Aunque desde el punto de vista exclusivamente operacional y financiero se ha hecho cada vez más patente la necesidad de repensar y reestructurar el sistema universitario, los cambios en demografía han acentuado ese imperativo. Los indicadores sociales se reflejan claramente a nivel sistémico y han impartido un sentido adicional de urgencia a las reformas estructurales. 

“En tan solo los últimos cinco años, la Universidad ha perdido 28% de su matrícula e igual porcentaje en su plantilla (por “attrition”, no por despidos). Además, la UPR ha sufrido recortes constantes que han significado, para el mismo periodo, el 51% de las asignaciones que recibe del Gobierno Central. Este escenario nos obliga a buscar soluciones creativas que nos permitan salvar el proyecto universitario”, señaló el CPA Dalmau. 

El presidente interino añadió que a la notable reducción de matrícula y de fondos se suma que, de su plantilla de empleados, prácticamente el 50% cumpliría con los requisitos para el retiro en los próximos cinco años. “La situación de la UPR no es exclusivamente fiscal, es también de diseño y de sostenibilidad”, destacó. Según explicó, estas realidades estadísticas son particularmente dramáticas en las unidades participantes del Plan Piloto. 

La iniciativa de Servicios Compartidos se implementará por fases. Se comenzará oficialmente con el Plan Piloto a partir del 1 de julio de 2022.  Los rectores indicaron que habrá esfuerzos de comunicación proactiva con los participantes del proyecto y con la comunidad universitaria en general según progresan las etapas de ejecución. 

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